Como se organizar para participar de licitações?

Apesar de constantemente batermos na tecla de que o processo licitatório não é tão complicado quanto muitos imaginam, não podemos deixar de frisar a importância de boa logística e organização. 

Principalmente organização. 

Querendo ou não, quando falamos do mercado de compras públicas, estamos lidando com o governo – e governo é burocracia. Burocracia é papel. Muito papel. 

Se você não souber como gerenciar e administrar sua papelada, vai se perder. Isso será ainda mais problemático se a sua empresa participar de vários processos licitatórios ao mesmo tempo.

E não se engane: mesmo licitações eletrônicas geram sua demanda por papel. E isso já começa no edital, pois no conjunto de boas práticas recomendamos fortemente que você tenha a versão impressa dele – mesmo que já tenha lido em PDF.

Agora vamos imaginar que você, proprietário de uma empresa, está participando de um pregão presencial e, de repente, seu assistente liga perguntando sobre um documento importante para uma outra licitação que já está em processo de análise. 

Se você não souber onde está ou se sua equipe nem fazia ideia de que participava desta licitação, você correrá o risco de perder uma oportunidade por pura e simples falta de organização. 

É verdade que dentro do mundo das licitações, o preço conta muito. Mas ele não conta toda a história. Para uma estratégia vitoriosa, você deve ter muito mais do que apenas os preços mais baixos. 

E essa estratégia já começa na base, desde a leitura do edital…

Daí a importância de saber como organizar documentos, informações, papéis e demais anexos. Imprescindível também contar com uma boa gestão de equipe e comunicação. 

Mas como organizar o departamento de licitação?

Cada empresa precisa organizar a estratégia de acordo com suas peculiaridades – o que funciona para um, pode não funcionar para outros. 

Deve-se levar em conta uma série de fatores tais como o perfil da empresa e dos colaboradores, a tecnologia, o mercado, entre outros. 

Mas via de regra, o recomendado é criar um fluxo administrativo para que todos acompanhem – em um só lugar – o andamento de cada um dos processos licitatórios. 

Neste sentido, boa parte de suas licitações passarão pelos seguintes caminhos:

  1. Fase de entrada: Leitura do edital, separação de proposta, aguardando início; 
  2. Fase de saída e processo em andamento: Proposta lacrada e enviada para o órgão público; 
  3. Fase de empenho, contratação ou execução: Ganhou a licitação, recebeu a nota de empenho, começou a entrega do produto ou serviço;
  4. Fase de recebimento ou liquidação: serviço concluído, aguardando recebimento;
  5. Fase do Atestado de Capacidade Técnica: recebeu, aguardando atestado de capacidade técnica; 
  6. Arquivo Morto: o processo acabou, mas você precisa guardar toda a documentação referente durante um período de até cinco anos, pois a justiça tem este prazo para solicitar qualquer informação; 

Dentro desta lógica, você precisa ter pastas especiais para cada licitação e elas vão sendo movidas de um lugar para o outro conforme progridem. 

Um bom exemplo é a utilização de armários de escritório. Você pode reservar cada nível do armário para uma fase – a primeira gaveta é a de entrada, a segunda de saída, a terceira de empenho e execução, e assim vai indo…

Se você tem uma pegada mais tecnológica, pode utilizar ferramentas como o Trello – que é gratuito – para organizar, comunicar e gerenciar todos os processos em andamento. 

O ConLicitação também permite que você possa acompanhar, de forma muito mais fácil, cada movimentação em uma licitação. Veja no vídeo abaixo como nossos clientes fazem para favoritar e receber notificações sobre o andamento de seus processos. 

Viu como é fácil?

Não tem segredo – planejamento, estratégia e boa execução, é tudo que você precisa para ganhar qualquer licitação. 

Ficou com alguma dúvida ou precisa de auxílio neste sentido?

Manda nos comentários, será um prazer ajudar!

Um grande abraço e ótimos negócios!

14 respostas

    1. Olá Edvaldo,

      Não há impedimento para participação de MEI, uma vez atendendo os requisitos exigidos pelo edital poderá participar e vencer licitações sem que haja objeções.

      Um grande abraço.

    1. Olá Danielly,

      O ConLicitação além de capturar todas as oportunidades de vendas ao governo também disponibiliza consultorias de apoio, fundamentais para quem está iniciando sua jornada neste mercado. Sugiro que se cadastre para receber um período de teste:

      https://conlicitacao.com.br/cadastro/

      Será um grande prazer auxiliá-los nesses primeiros e importantes passos.
      Um grande abraço.

  1. Boa tarde,
    Então, nunca participamos de licitação, e também nossa estrutura não esta preparada para atender uma demanda que a principio são complicadas.
    Pergunto, vocês fazer trabalho de assessoramento para montagem dessas licitações, e indicação de futuras .
    Somos uma empresa de Serviço e Higienização de ambientes, somos vocacionados nesta atividade. Temos mais de 10 anos de atividade.
    Agradeço por uma orientação.

    1. Olá Nelber,

      Se a intenção da empresa é atuar em licitações através da estrutura já existente na empresa podemos ajudar sim. O ConLicitação além de mantê-los informados sobre as oportunidades que surgirem no seu segmento também oferece consultoria técnica e jurídica, essencialmente necessários para empresas que estão iniciando neste mercado.

  2. Bom dia
    Sou o Queiroz, e gostaria de me preparar para fazer parte e ganhar uma licitação.
    Tenho uma Empresa MEI, quais documentos preciso para fazer parte ?
    Onde encontrar as licitações publicas na minha cidade?

    Obrigado pela atenção e aguardo resposta
    Queiroz

    1. Olá, Queiroz, como vai?

      Parabéns pela sua iniciativa e seja bem-vindo ao mundo das licitações públicas.

      Antes de mais nada, além de ler todo o nosso blog, sugiro que você também busque formação adequada para atuar com segurança, estratégia e eficácia no mundo das compras governamentais.

      Segue aqui o site do Instituto Licitar, empresa do Grupo ConLicitação, dedicada na formação dos novos licitantes. Nele você encontrará uma série de cursos online que lhe auxiliarão enormemente em sua jornada.

      http://www.institutolicitar.com.br

      Quanto a questão dos documentos, temos um checklist que pode ajudá-lo neste sentido:

      https://materiais.conlicitacao.com.br/checklist-de-licitacao

      Por fim, para encontrar as melhores licitações públicas em sua cidade, recomendo fazer um cadastro na plataforma do ConLicitação – nosso trabalho é exatamente este, levar as melhores oportunidades até você.

      http://www.conlicitacao.com.br

      Precisando de qualquer coisa estamos aqui!

      Um grande abraço e ótimos negócios!

  3. Gostaria muito de saber o que uma.empresa precisa para poder participar destas licitações.
    No meu caso, atuo com alimentos.
    Qual seria o CNAE ideal?
    Pode ser simples?

    Quais as preocupacoes e cuidados devo ter.para adequar minha empresa.

    1. Olá Juliano,

      Esse mercado é extremamente rentável, são inúmeras oportunidades! Mas como todo e qualquer mercado, tem suas particularidades. Minha sugestão é que procure ler bastante sobre o tema, temos um blog com bastante conteúdo, inclusive, com dicas para quem pretende iniciar. https://portal.conlicitacao.com.br/

      Com relação as perguntas formuladas, não existe um CNAE ideal pois como regra, em licitação, o objeto social é mais importante. Assim como o tipo de tributação, são fatores a serem analisados em outro contexto, para participar de licitações não existe um melhor ou pior, esses são pontos que devem ser avaliados no aspecto empresarial, sobre qual será a melhor opção.

      Um grande abraço.

    1. Olá Otilio,

      Em regra a locação é realizada por dispensa de licitação, ou seja trata-se de contratação direta. No seu caso as tratativas de comissionamento devem ser com o Proprietário do imóvel e não com a Administração Pública.

      Um grande abraço.

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