Dicas de Como Organizar Documentos para Licitação

As compras governamentais são extremamente lucrativas para todas as empresas que desejam diversificar suas oportunidades de  lucros com vendas em massa. Entretanto, é primordial ter em mente que para entrar neste mercado é necessário ter todos os documentos em dia sob pena de inabilitação em processos licitatórios. Para quem ainda não entende muito bem a respeito das fases de licitação, vale a pena dar uma lida neste artigo onde falamos a respeito disso.

E se você deseja se aprofundar um pouco mais a respeito da Fase de Habilitação (principalmente no seu formato na Nova Lei de Licitação), leia este outra publicação aqui!

Neste artigo você irá aprender:

  • Por que é importante organizar documentos para licitação?;
  • Dicas para separar e organizar documentos;
  • Quais os requisitos para licitar e quais são as documentações necessárias?;
  • Quem não pode participar de licitações.

Por que é importante organizar documentos para licitação?

A documentação em dia é um dos principais requisitos para licitar. São tão importantes que possuem um teor desclassificatório: muitas empresas acabam sendo eliminadas nas primeiras etapas do certame justamente por não entregarem ou não estarem com toda a papelada em dia.

Por isso, antes de participar de uma licitação, certifique-se de que você tem em mãos todos os documentos e que eles estão dentro da validade, livre de rasuras e com as assinaturas necessárias. 

Se precisar de ajuda para organizar a sua documentação, conheça a ferramenta Gerenciar Documentos do ConLicitação – através dela você poderá armazenar em um único lugar os documentos mais importantes para sua empresa e terá fácil acesso sempre que forem necessários. Além disso, este recurso localiza e atualiza automaticamente todas as suas certidões, garantindo que você nunca corra o risco de apresentar um documento desatualizado.

Saiba mais sobre esta ferramenta através do vídeo abaixo:


Dicas para separar e organizar os documentos

Para aprender como organizar documentos para a licitação, preparamos um checklist com dicas simples e práticas para que você possa utilizar como roteiro. Se quiser uma lista mais extensa e completa, vale a pena ler o nosso artigo Checklist de Documentos para Habilitação em Licitações

Em, aproximadamente, uma semana, você conseguirá estar com todos os documentos organizados e preparado para encarar a concorrência.

  1. habilitação jurídica: comprova a existência e o funcionamento da empresa — contemplando os sócios e representantes — e a real aptidão da administração para assumir as responsabilidades e obrigações. Em regra deve-se apresentar o contrato social consolidado ou Estatuto, conforme o caso ;
  2. regularidade fiscal: afirma que a empresa está em dia com todos os deveres tributários (estaduais, federais e municipais), assim como a seguridade social da empresa e o fundo de garantia. A maioria destes documento são obtidos pela internet;
  3. qualificação técnica: reúne os requisitos profissionais genéricos ou específicos da organização, demonstrando sua capacidade técnica para entregar o objeto da licitação;
  4. qualificação econômico-financeira: demonstra a saúde financeira da empresa  — Balanço Patrimonial, Certidão Negativa de Falência e Concordata são alguns exemplos de comprovações desse quesito;
  5. documentos complementares: Declaração de Superveniência de Fatos Impeditivos e Declaração de Emprego de Menores.

Apesar deste checklist ser um grande auxílio para você saber como organizar documentos para licitação, é de suma importância ler atentamente o que é solicitado em cada edital de licitação. Afinal, eles podem apresentar algumas peculiaridades. Se tiver dificuldade para ler o edital, não se preocupe, pois preparamos o guia perfeito para te ajudar nisso: baixe-o gratuitamente aqui

Quais os requisitos para licitar e quais são as documentações necessárias?

Existem algumas documentações necessárias para participar de uma licitação e também para começar a licitar. Confira uma lista que separamos dos documentos que são solicitados:

Habilitação fiscal e trabalhista

  • Cartão de CNPJ; 
  • Inscrição Estadual;
  • Inscrição Municipal; 
  • Certidão negativa de débitos Federais;
  • Certidão negativa de débitos Estaduais;
  • Certidão negativa de débitos Municipais;
  • Certidão negativa de débitos Trabalhista;
  • Certidão negativa de débitos do FGTS;
  • Certidão negativa de débitos do INSS;

Habilitação jurídica

  • Ato Constitutivo (contrato social, estatuto social ou requerimento de empresário);
  • Todas as alterações ou consolidação do Ato Constitutivo;
  • Procuração dos respectivos representantes nas licitações;
  • Documentos dos Sócios;
  • Documentos do Representante Legal; 
  • Prova de Administração ou Diretoria (dependo do tipo empresarial);
  • Decreto de Autorização de Funcionamento (no caso de empresas estrangeiras que funcionam no Brasil).

Qualificação Econômico-Financeira e Técnica

  • Balanço patrimonial;
  • Índices Contábeis;
  • Capital social ou patrimônio líquido;
  • Certidão negativa de Falência e Concordata;
  • Atestado(s) de Capacidade Técnica Profissional;
  • Atestado(s) de Capacidade Técnica Operacional;
  • Inscrição na entidade profissional competente;
  • Registro em órgão regulamentador;

Quem não pode participar de licitações?

Não podem participar, direta ou indiretamente, da licitação, da execução da obra, da prestação dos serviços e do fornecimento de bens necessários à obra ou serviços:

  • o autor de projeto básico ou executivo, pessoa física ou jurídica;
  • a empresa, isoladamente ou em consórcio, responsável pela elaboração de projeto básico ou executivo ou da qual o autor do projeto seja dirigente, gerente, acionista ou detentor de mais de 5% (cinco por cento) do capital com direito a voto, ou controlador, responsável técnico ou subcontratado;
  • o servidor ou dirigente de órgão ou entidade contratante ou responsáveis pela licitação.

Considera-se participação indireta a existência de qualquer vínculo de natureza técnica, comercial, econômica, financeira ou trabalhista entre o autor do projeto, pessoa física ou jurídica, e o licitante ou responsável pelos serviços, fornecimentos e obras, incluindo-se os fornecimentos de bens e serviços necessários. Esse entendimento é extensivo aos membros da comissão de licitações.

É permitido ao autor do projeto a participação na licitação de obra ou serviços, ou na execução, apenas na qualidade de consultor ou técnico, desde que seja nas funções de fiscalização, supervisão ou gerenciamento, e exclusivamente a serviço da Administração.

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3 respostas

  1. Eu montei uma pasta daquelas tipo catálogo (com plásticos), com toda a documentação necessária para participação em Licitações tais como: contrato e alterações, cnd´s, CRCs, Balanço, Procuração, etc. Semanalmente verificava se algum documento estava para vencer e já providenciava um novo doc válido caso necessário.

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